Las personas que forman la organización de una empresa son las que van a innovar y hacer competitivas los actividades del negocio de una entidad y son realmente las que van a conseguir que los clientes estén satisfechos o no. Por tanto ya no solo es importante sino que es verdaderamente vital para la empresa, gestionar eficaz y eficientemente sus recursos humanos.
Es necesario conocer primero qué es lo que la empresa va a necesitar (y a valorar) de las personas que formen su organización antes de entrar en el estudio de las técnicas que le permitirán definir los objetivos individuales y de grupo, para desarrollar los proyectos con éxito.
A la organización de la empresa se le debe dar un enfoque de gestión de sus recursos humanos, antes de prever y pretender obtener elevados volúmenes de producción y eficientes resultados del trabajo de las personas, aportando por delante el valor y el lubricante que la organización de las personas continuamente necesita.
La creación de valor de una herramienta software construida desde este punto de vista, debe permitir una vez definido el modelo estratégico, hacer implantaciones muy rápidas y eficientes en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño operativo y de los volúmenes de personas. Si los costes son lo suficientemente menores, podremos dar cabida de paso a empresas que por su economía nunca han podido acceder a tener un Sistema de Información de Recursos Humanos. Aquellas comprendidas entre 150 y 700 empleados, normalmente desasistidas en estos menesteres.
No obstante, el modelo de información creado en cada empresa, puede en cualquier momento ser modificado, tanto haciéndolo crecer como reduciendo su dimensión, pudiendo en cualquier caso llegarse a “volver a definir todos los conceptos del modelo de información”. Desgraciadamente estamos acostumbrados a no poder hacerlo.
Se debe dar también solución a las necesidades como consultas absolutamente genéricas (por cualquier concepto o cualquier combinación entre ellos), contrastes de información en busca de una acertada selección, promoción, simple análisis de desfases o simulación de reorganizaciones, procesos todos ellos con tiempos de respuesta ágiles y en ningún caso tediosos.
La definición de los Puestos de Trabajo y de las Competencias estratégicas, trasversales, de grupo y específicas, permiten conseguir de manera sencilla y espectacular, rápidas búsquedas de desfases de los perfiles de los Empleados y los Puestos que ocupan, para realizar la mejor Selección y la mejor definición de los Planes de Objetivos y de Formación, así como el análisis del mejor empleado para un puesto y del mejor puesto para un empleado, en definitiva, siempre en la búsqueda de una organización más eficiente de la funcionalidad operativa de los empleados de una empresa.
También deben tenerse en cuenta los aspectos multiempresa, de manera que un Grupo de Empresas puede definir y tratar un modelo de información único para todas las empresas que lo integran o diferente para cada una de las empresas del grupo. Sin tener que incurrir en diferentes costes de adquisición del mismo software.
El acceso a la información y su actualización debe tener diferentes niveles que se corresponden con los distintos roles de los usuarios del modelo de información, de tal forma que si se pretende que la información llegue a todos los rincones de la empresa, sean los propios empleados los responsables de actualizar y mantener toda su información personal (información familiar, profesional, de conocimientos, de recepción bancaria de su Nómina, etc.). De esta manera, se mejorarán sensiblemente los usos de las comunicaciones internas y la empresa se convierte realmente en una organización virtual, sin importar las distancias. Al unísono, los responsables de sucursal, centro de trabajo, área, departamento, servicio, sección, unidad, línea, etc., serán los responsables de mantener la información de las personas bajo su responsabilidad y así sucesivamente, pudiendo redefinir continuamente qué competencias son necesarias en las personas en cada momento para alcanzar unos mejores resultados de los Servicios Operativos de la empresa.
Todo ello por supuesto, bajo la dirección y tutela del Departamento de Recursos Humanos.
La estructura adoptada en una empresa por una organización definida reflejará la cultura existente en la misma. La cultura de la organización de una empresa va a determinar que las personas y por lo tanto una mejor dirección de las personas será contemplado en muchas situaciones como un gasto necesario dentro de la empresa, o que, por el contrario se consideren recursos bajo la forma de inversión y que la dirección de los recursos humanos se incluya como una de las áreas de actividad que pueden aportar el mayor valor añadido a la organización y por tanto al negocio de la empresa. El éxito debe repercutir a todos y esto debe ser una realimentación de nuevo entusiasmo.
En las empresas, los buenos resultados son fruto del esfuerzo y requiere un trabajo laborioso que se consigue desde un comienzo por definir en la práctica, todas las funciones y deberes de cada una de las personas que integran cada organización. La unión e intersección de cada una de estas personas (como eslabones de toda la gran cadena que forma la organización de la Empresa) con el resto de las funciones de relación entre todos los puestos de trabajo, ordenando éstos en una estructura que promueva la mejor consecución de los objetivos por parte de todo el grupo, hace necesario dictar todo un conjunto de políticas, sistemas, procedimientos y comunicación dentro y hacia afuera de esa estructura, estableciendo a la vez unas normas de disciplina con la garantía necesaria para que se cumplan. Por el contrario, que las anomalías acaecidas sean conocidas de manera inmediata para su corrección (o quizá la modificación de las normas).
Pero aparte de esto, y sin embargo totalmente unido a las funciones y deberes de cada uno, es necesario reconocer y valorar los conocimientos que deben tener las personas, dependiendo del Puesto de Trabajo que deben desempeñar en la Organización.
Realmente tenemos que identificar los conocimientos para poder utilizarlos posteriormente en la generación de ventaja para la actividad de la Empresa. El primer paso debe ser la identificación de los conocimientos que se poseen y la evaluación de las Características Competitivas de todos los empleados en el desempeño de su trabajo.
La definición de Carreras Profesionales, de Planes de Objetivos, de Planes de Formación personalizados y la evaluación posterior de los mismos, permiten abordar temas tan sugestivos como la igualdad de oportunidades y el incremento de la satisfacción de trabajar en una cultura de empresa en la que se convierta en un estímulo continuo el crecimiento profesional y el crecimiento personal. Hacer transparente para cualquiera la definición de los Puestos de Trabajo de la empresa, hará crecer la satisfacción de los empleados al verse ubicados exactamente en su lugar adecuado y hará aparecer el entusiasmo de crecer para el logro de un mejor lugar.
Mediante la formación, los objetivos cumplidos y la promoción, las carreras profesionales permiten a las personas cambiar de funciones y de actividades dentro del ámbito de la empresa. Esto no solo es bueno para las personas sino también para las empresas. Pero de una forma planificada y satisfactoria. Todos estos valores se introducen siempre con el objeto de mejorar la eficacia, la eficiencia y el rendimiento de la actividad de la empresa, pero también deben tenerse en cuenta como necesarios para elevar la satisfacción y el compromiso de las personas.
Estamos resaltando en definitiva la importancia que hoy en día tiene la polivalencia de las personas que trabajan en las empresas y por ende su mejor adaptación al desempeño de su trabajo.
Para que una organización pueda alcanzar sus objetivos, es preciso que, en ella, se lleven a cabo una serie de actividades que son las que conforman los trabajos propios de la organización de la empresa. Éstos se sitúan en un determinado nivel dentro de la estructura de la empresa y llevan a utilizar unas u otras tecnologías que son en definitiva, los nexos de unión entre la empresa, la organización y las personas.
El aprendizaje se introduce como sistema y de esta forma se debe poner especial énfasis en el desarrollo de las personas, tanto en el sentido de definir e incluir sus objetivos personales y profesionales dentro de los objetivos estratégicos y formativos de la empresa, como en la implantación de esa cultura empresarial que favorezca el aprendizaje y crecimiento continuo de todos los empleados, partiendo de los éxitos y fracasos (de estos últimos se aprende con total seguridad) de cada una de las personas que conforman la organización.
Se debe acompañar a todos los cambios evolutivos de las personas y de la actividad de las empresas, permitiendo de manera continua el crecimiento y la adaptabilidad a los volúmenes y a las cantidades, dando siempre tiempos de respuesta rápidos y precisos, tanto en la búsqueda de información útil, como en la simulación de diferentes situaciones. El cambio de dimensión, no solo debe permitirse sino que debe ser automático.
Creemos que una herramienta que realmente ayude a la gestión de los Recursos Humanos debe favorecer que la comunicación entre todos los empleados y entre éstos y las entidades externas, no solo sea una tarea sino un estilo de vida. Para ello se deben tener en cuenta de manera continua tanto las opiniones de los propios empleados sobre su entorno de trabajo (compañeros, responsables y organizaciones) como las mismas opiniones desde los clientes sobre las actuaciones de los empleados de la empresa en sus diferentes acciones de relación con el exterior. Y esto es lo que hemos construido.
Una herramienta así debe criticar la idea de que una gestión de recursos humanos que se presente internamente en una organización con bombo y platillo pero que produzca pocos cambios de apreciación por una mala definición y de una nueva necesidad de volver a incurrir en los costes de una nueva. Esto podría producir que las personas y los diferentes responsables de la empresa adopten una actitud asceta y escéptica, lo que a su vez podría reforzar la idea asumida ya en muchos lugares de que el departamento de Recursos Humanos es un lugar donde sólo se mueven papeles. Nosotros creemos que Recursos Humanos tiene que dar un buen servicio a toda la Empresa y en diferentes facetas, para lo que debe utilizar su principal valor: la información.
Crear una herramienta de trabajo que ayude a llevar a cabo las tareas de gestión de las personas, de una forma rápida, flexible, eficaz y accesible, significa convertirse en el perfecto aliado del Departamento de Recursos Humanos y éste es nuestro principal objetivo.
En efecto, el perfil profesional, las características individuales y el número de las personas, que entran a formar parte de una organización, se establecen en función del objetivo que ésta se propone y de las condiciones en que se opera para alcanzarlo. La bondad de todo esto y de los procesos de realización de las actividades de negocio de la empresa, dan un resultado proporcional al esfuerzo realizado en la gestión de todos los componentes (humanos y materiales).
Es muy importante poder Inventariar todos los Conocimientos introducidos en el Sistema tales como Habilidades y conocimientos específicos derivados de la Formación. También debe ser estándar la Búsqueda de Conocimientos entre todos los Empleados, pudiéndose hacer una selección de los Empleados con mejor aproximación o cualificación.
También debe permitirse la definición de los Servicios Operativos de la empresa, buscando una mejor aproximación de los conocimientos considerados necesarios para cada uno de dichos Servicios de manera que se pueda asignar a cada uno de ellos los Puestos de Trabajo que sean más adecuados en su Perfil. Los Servicios Operativos que presta una Entidad inevitablemente en los Clientes, se transforman en “sensaciones”.
Es ineludible una adaptación de formas y funciones para cada empresa, a la hora de instalar el Sistema. Esto requiere la intervención del fabricante del software durante un tiempo, en dependencia de la envergadura de la empresa y de las definiciones y conexiones con otros software, que en cada caso se deseen realizar.
Debería tenerse esto en cuenta para ayudar a minimizar los costes y realizar un diseño orientado al respecto. Una vez implantado el Sistema, si cada vez que queramos introducir un nuevo concepto (con sus atributos correspondientes) en el Perfil de los Puestos de Trabajo (debería ser trasladable automáticamente al Perfil de los Empleados) o añadir un nuevo campo en la Ficha del Empleado, o modificar el contenido de una Lista de Valores, o definir y asignar una Lista de Valores para un nuevo campo, etc., requiere llamar al fabricante del software, lo que con el tiempo nos llevaría a un Sistema acomodado a los costes y no a la funcionalidad que se pretende.
Esto requiere haber diseñado el software con un Gestor Dinámico de Información, que permita la lógica libertad de poder llevar a cabo las adaptaciones correspondientes al día a día, sin tener una dependencia absoluta del fabricante del Sistema.
Como todo en esta vida, existen ventajas e inconvenientes. Las ventajas de libertad y disminución de costes son evidentes, los inconvenientes deben estar exclusivamente en la formación y la administración del Sistema, lo que requiere la necesaria formalidad de saber siempre y exactamente, lo que se quiere hacer y lo que se hace, y además que ambas cosas coincidan.
No parece que los inconvenientes sean grandes, pero si que son apreciables en cuanto a la idea que se tiene de que “yo aprieto un botón y se me hace todo”. Incluida la actividad de definición de la Gestión de los Recursos Humanos, siempre será mejor aprender a pescar que estar continuamente pidiendo peces. Como todo, el inconveniente: hay que aprender a pescar. Pero ¿es esto realmente un inconveniente?
Es necesario conocer primero qué es lo que la empresa va a necesitar (y a valorar) de las personas que formen su organización antes de entrar en el estudio de las técnicas que le permitirán definir los objetivos individuales y de grupo, para desarrollar los proyectos con éxito.
A la organización de la empresa se le debe dar un enfoque de gestión de sus recursos humanos, antes de prever y pretender obtener elevados volúmenes de producción y eficientes resultados del trabajo de las personas, aportando por delante el valor y el lubricante que la organización de las personas continuamente necesita.
La creación de valor de una herramienta software construida desde este punto de vista, debe permitir una vez definido el modelo estratégico, hacer implantaciones muy rápidas y eficientes en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño operativo y de los volúmenes de personas. Si los costes son lo suficientemente menores, podremos dar cabida de paso a empresas que por su economía nunca han podido acceder a tener un Sistema de Información de Recursos Humanos. Aquellas comprendidas entre 150 y 700 empleados, normalmente desasistidas en estos menesteres.
No obstante, el modelo de información creado en cada empresa, puede en cualquier momento ser modificado, tanto haciéndolo crecer como reduciendo su dimensión, pudiendo en cualquier caso llegarse a “volver a definir todos los conceptos del modelo de información”. Desgraciadamente estamos acostumbrados a no poder hacerlo.
Se debe dar también solución a las necesidades como consultas absolutamente genéricas (por cualquier concepto o cualquier combinación entre ellos), contrastes de información en busca de una acertada selección, promoción, simple análisis de desfases o simulación de reorganizaciones, procesos todos ellos con tiempos de respuesta ágiles y en ningún caso tediosos.
La definición de los Puestos de Trabajo y de las Competencias estratégicas, trasversales, de grupo y específicas, permiten conseguir de manera sencilla y espectacular, rápidas búsquedas de desfases de los perfiles de los Empleados y los Puestos que ocupan, para realizar la mejor Selección y la mejor definición de los Planes de Objetivos y de Formación, así como el análisis del mejor empleado para un puesto y del mejor puesto para un empleado, en definitiva, siempre en la búsqueda de una organización más eficiente de la funcionalidad operativa de los empleados de una empresa.
También deben tenerse en cuenta los aspectos multiempresa, de manera que un Grupo de Empresas puede definir y tratar un modelo de información único para todas las empresas que lo integran o diferente para cada una de las empresas del grupo. Sin tener que incurrir en diferentes costes de adquisición del mismo software.
El acceso a la información y su actualización debe tener diferentes niveles que se corresponden con los distintos roles de los usuarios del modelo de información, de tal forma que si se pretende que la información llegue a todos los rincones de la empresa, sean los propios empleados los responsables de actualizar y mantener toda su información personal (información familiar, profesional, de conocimientos, de recepción bancaria de su Nómina, etc.). De esta manera, se mejorarán sensiblemente los usos de las comunicaciones internas y la empresa se convierte realmente en una organización virtual, sin importar las distancias. Al unísono, los responsables de sucursal, centro de trabajo, área, departamento, servicio, sección, unidad, línea, etc., serán los responsables de mantener la información de las personas bajo su responsabilidad y así sucesivamente, pudiendo redefinir continuamente qué competencias son necesarias en las personas en cada momento para alcanzar unos mejores resultados de los Servicios Operativos de la empresa.
Todo ello por supuesto, bajo la dirección y tutela del Departamento de Recursos Humanos.
La estructura adoptada en una empresa por una organización definida reflejará la cultura existente en la misma. La cultura de la organización de una empresa va a determinar que las personas y por lo tanto una mejor dirección de las personas será contemplado en muchas situaciones como un gasto necesario dentro de la empresa, o que, por el contrario se consideren recursos bajo la forma de inversión y que la dirección de los recursos humanos se incluya como una de las áreas de actividad que pueden aportar el mayor valor añadido a la organización y por tanto al negocio de la empresa. El éxito debe repercutir a todos y esto debe ser una realimentación de nuevo entusiasmo.
En las empresas, los buenos resultados son fruto del esfuerzo y requiere un trabajo laborioso que se consigue desde un comienzo por definir en la práctica, todas las funciones y deberes de cada una de las personas que integran cada organización. La unión e intersección de cada una de estas personas (como eslabones de toda la gran cadena que forma la organización de la Empresa) con el resto de las funciones de relación entre todos los puestos de trabajo, ordenando éstos en una estructura que promueva la mejor consecución de los objetivos por parte de todo el grupo, hace necesario dictar todo un conjunto de políticas, sistemas, procedimientos y comunicación dentro y hacia afuera de esa estructura, estableciendo a la vez unas normas de disciplina con la garantía necesaria para que se cumplan. Por el contrario, que las anomalías acaecidas sean conocidas de manera inmediata para su corrección (o quizá la modificación de las normas).
Pero aparte de esto, y sin embargo totalmente unido a las funciones y deberes de cada uno, es necesario reconocer y valorar los conocimientos que deben tener las personas, dependiendo del Puesto de Trabajo que deben desempeñar en la Organización.
Realmente tenemos que identificar los conocimientos para poder utilizarlos posteriormente en la generación de ventaja para la actividad de la Empresa. El primer paso debe ser la identificación de los conocimientos que se poseen y la evaluación de las Características Competitivas de todos los empleados en el desempeño de su trabajo.
La definición de Carreras Profesionales, de Planes de Objetivos, de Planes de Formación personalizados y la evaluación posterior de los mismos, permiten abordar temas tan sugestivos como la igualdad de oportunidades y el incremento de la satisfacción de trabajar en una cultura de empresa en la que se convierta en un estímulo continuo el crecimiento profesional y el crecimiento personal. Hacer transparente para cualquiera la definición de los Puestos de Trabajo de la empresa, hará crecer la satisfacción de los empleados al verse ubicados exactamente en su lugar adecuado y hará aparecer el entusiasmo de crecer para el logro de un mejor lugar.
Mediante la formación, los objetivos cumplidos y la promoción, las carreras profesionales permiten a las personas cambiar de funciones y de actividades dentro del ámbito de la empresa. Esto no solo es bueno para las personas sino también para las empresas. Pero de una forma planificada y satisfactoria. Todos estos valores se introducen siempre con el objeto de mejorar la eficacia, la eficiencia y el rendimiento de la actividad de la empresa, pero también deben tenerse en cuenta como necesarios para elevar la satisfacción y el compromiso de las personas.
Estamos resaltando en definitiva la importancia que hoy en día tiene la polivalencia de las personas que trabajan en las empresas y por ende su mejor adaptación al desempeño de su trabajo.
Para que una organización pueda alcanzar sus objetivos, es preciso que, en ella, se lleven a cabo una serie de actividades que son las que conforman los trabajos propios de la organización de la empresa. Éstos se sitúan en un determinado nivel dentro de la estructura de la empresa y llevan a utilizar unas u otras tecnologías que son en definitiva, los nexos de unión entre la empresa, la organización y las personas.
El aprendizaje se introduce como sistema y de esta forma se debe poner especial énfasis en el desarrollo de las personas, tanto en el sentido de definir e incluir sus objetivos personales y profesionales dentro de los objetivos estratégicos y formativos de la empresa, como en la implantación de esa cultura empresarial que favorezca el aprendizaje y crecimiento continuo de todos los empleados, partiendo de los éxitos y fracasos (de estos últimos se aprende con total seguridad) de cada una de las personas que conforman la organización.
Se debe acompañar a todos los cambios evolutivos de las personas y de la actividad de las empresas, permitiendo de manera continua el crecimiento y la adaptabilidad a los volúmenes y a las cantidades, dando siempre tiempos de respuesta rápidos y precisos, tanto en la búsqueda de información útil, como en la simulación de diferentes situaciones. El cambio de dimensión, no solo debe permitirse sino que debe ser automático.
Creemos que una herramienta que realmente ayude a la gestión de los Recursos Humanos debe favorecer que la comunicación entre todos los empleados y entre éstos y las entidades externas, no solo sea una tarea sino un estilo de vida. Para ello se deben tener en cuenta de manera continua tanto las opiniones de los propios empleados sobre su entorno de trabajo (compañeros, responsables y organizaciones) como las mismas opiniones desde los clientes sobre las actuaciones de los empleados de la empresa en sus diferentes acciones de relación con el exterior. Y esto es lo que hemos construido.
Una herramienta así debe criticar la idea de que una gestión de recursos humanos que se presente internamente en una organización con bombo y platillo pero que produzca pocos cambios de apreciación por una mala definición y de una nueva necesidad de volver a incurrir en los costes de una nueva. Esto podría producir que las personas y los diferentes responsables de la empresa adopten una actitud asceta y escéptica, lo que a su vez podría reforzar la idea asumida ya en muchos lugares de que el departamento de Recursos Humanos es un lugar donde sólo se mueven papeles. Nosotros creemos que Recursos Humanos tiene que dar un buen servicio a toda la Empresa y en diferentes facetas, para lo que debe utilizar su principal valor: la información.
Crear una herramienta de trabajo que ayude a llevar a cabo las tareas de gestión de las personas, de una forma rápida, flexible, eficaz y accesible, significa convertirse en el perfecto aliado del Departamento de Recursos Humanos y éste es nuestro principal objetivo.
En efecto, el perfil profesional, las características individuales y el número de las personas, que entran a formar parte de una organización, se establecen en función del objetivo que ésta se propone y de las condiciones en que se opera para alcanzarlo. La bondad de todo esto y de los procesos de realización de las actividades de negocio de la empresa, dan un resultado proporcional al esfuerzo realizado en la gestión de todos los componentes (humanos y materiales).
Es muy importante poder Inventariar todos los Conocimientos introducidos en el Sistema tales como Habilidades y conocimientos específicos derivados de la Formación. También debe ser estándar la Búsqueda de Conocimientos entre todos los Empleados, pudiéndose hacer una selección de los Empleados con mejor aproximación o cualificación.
También debe permitirse la definición de los Servicios Operativos de la empresa, buscando una mejor aproximación de los conocimientos considerados necesarios para cada uno de dichos Servicios de manera que se pueda asignar a cada uno de ellos los Puestos de Trabajo que sean más adecuados en su Perfil. Los Servicios Operativos que presta una Entidad inevitablemente en los Clientes, se transforman en “sensaciones”.
Es ineludible una adaptación de formas y funciones para cada empresa, a la hora de instalar el Sistema. Esto requiere la intervención del fabricante del software durante un tiempo, en dependencia de la envergadura de la empresa y de las definiciones y conexiones con otros software, que en cada caso se deseen realizar.
Debería tenerse esto en cuenta para ayudar a minimizar los costes y realizar un diseño orientado al respecto. Una vez implantado el Sistema, si cada vez que queramos introducir un nuevo concepto (con sus atributos correspondientes) en el Perfil de los Puestos de Trabajo (debería ser trasladable automáticamente al Perfil de los Empleados) o añadir un nuevo campo en la Ficha del Empleado, o modificar el contenido de una Lista de Valores, o definir y asignar una Lista de Valores para un nuevo campo, etc., requiere llamar al fabricante del software, lo que con el tiempo nos llevaría a un Sistema acomodado a los costes y no a la funcionalidad que se pretende.
Esto requiere haber diseñado el software con un Gestor Dinámico de Información, que permita la lógica libertad de poder llevar a cabo las adaptaciones correspondientes al día a día, sin tener una dependencia absoluta del fabricante del Sistema.
Como todo en esta vida, existen ventajas e inconvenientes. Las ventajas de libertad y disminución de costes son evidentes, los inconvenientes deben estar exclusivamente en la formación y la administración del Sistema, lo que requiere la necesaria formalidad de saber siempre y exactamente, lo que se quiere hacer y lo que se hace, y además que ambas cosas coincidan.
No parece que los inconvenientes sean grandes, pero si que son apreciables en cuanto a la idea que se tiene de que “yo aprieto un botón y se me hace todo”. Incluida la actividad de definición de la Gestión de los Recursos Humanos, siempre será mejor aprender a pescar que estar continuamente pidiendo peces. Como todo, el inconveniente: hay que aprender a pescar. Pero ¿es esto realmente un inconveniente?
Artículo original de Alfonso Sánchez Ortega, Director General de AROSA Consultores, Human Software Factory. Recogido de la siguiente dirección de internet: http://www.arearh.com/software/sistemasinformacion.htm
No hay comentarios:
Los comentarios nuevos no están permitidos.